Email-Archivierung und Dokumentrecherche direkt aus MS-Outlook

DATAPOOL MS Outlook Add Inn ist ein Ergänzungsmodul zu DATAPOOL Archiv. Es ermöglicht die wahlweise manuelle oder automatische Archivierung von Emails aus einem oder mehreren MS-Outlook-Emailordner je Outlook-Client. Mögliche Archivierungsformate sind: Original-Outlook Emailformat (msg) oder PDF/A, sowohl von E-Mails ohne und mit Dateianhang. Dateianhänge verbleiben im Originalformat. Wählt man das PDF/A Format, werden die Anhänge direkt in die PDF/A-Datei eingebettet inkl. der Ursprungs-msg-Datei. Dies ermöglicht u.a. die eingebettete msg-Datei auch nach deren Archivierung erneut durch Aufruf aus der PDF/A-Datei zu nutzen.

Bei manueller Ablage erfolgt eine vorherige Gegenprüfung, ob die Email bereits durch einen anderen Benutzer archiviert wurde (z.B. bei verteilt zugestellten Emails). Ist das der Fall, erfolgt ein Warnhinweis, dass diese Email bereits archiviert wurde. Der archivierende Benutzer kann den Warnhinweis ignorieren und damit bewusst eine Doppelablage erzwingen oder die Emailablage abbrechen. Das Indexieren der Email erfolgt per leistungsstarkem Indexierungsmodul. Nach erfolgter Archivierung wird der Zustand „archiviert“ im Outlook-Ordner angezeigt.

Neben der Archivierung ermöglicht DATAPOOL MS Outlook Add Inn die Recherche direkt aus MS Outlook. Vorkonfigurierte Suchanfragen gestatten per Klick die Recherche z.B. aller archivierten E-Mails von heute, der letzten Woche etc. oder z.B. der archivierten Aufträge, Rechnungen von heute oder aus einem anderen Zeitintervall.