Was versteht man unter einem Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsystem steht für Datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich für die Verwaltung von Dateien, u.a. mit Funktionen für Checkin / Checkout, Versionierung und anderen. Ein typischer Vertreter ist Microsoft SharePoint.

Im Deutschen Sprachgebrauch wird zudem die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener, Schriftstücke hinzugezählt. Neben dem Begriff Dokumentenmanagmentsystem (DMS) sind auch Begriffe, wie z.B. EDM (Electronic Document Management) und ECM (Enterprice Content Management) u.a. gebräuchlich.

Welche Entscheidungsgründe führen zur Einführung eines Dokumentenmanagmentsystem?

In der Regel ist die Entscheidung ökonomisch getragen. Gründe sind vor allem:

• Arbeitszeitoptimierung durch Wegfall unnötiger Suchzeiten,
• Auskunftsfähigkeit,
• Mitarbeiter Ersetzbarkeit,
• Verlust von Dokumente,
• Straffung von Bearbeitungsprozessen,
• Lagerplatz ökonomischer nutzen.

Wer sind die Initiatoren für die Einführung eines Dokumentenmanagmentsystem?

Jeder Mitarbeiter kann den Anstoß geben. In der Regel sind es jedoch Führungskräfte und Mitarbeiter, die sich um den Fortbestand des Unternehmens bemühen.

Welche Umstände bremsen bzw. befördern die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem?

• Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens
  • finanziell
  • personell
  • Auftragslage
  • Druck auf Veränderung
• Die Organisationsstruktur im Unternehmen
  • Die Anzahl der Entscheidungsträger, deren Fachkompetenz und Innovationsfreudigkeit
  • Die Befugnisse, das Durchsetzungsvermögen sowie die Überzeugungskraft involvierter Personen

Sollte man selbst die Planung der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) vornehmen?

Das Definieren eigener Ziele, was soll mit der Einführung eines DMS erreicht werden, bildet bereits die Grundlage für Erfolg oder Misserfolg. Je nach eigener Fachkompetenz und Wissen über Installation, Bedienung, Leistungsumfang, effektiver Verfahrensabläufe und dazu nutzbarerer Hard- und Softwarekomponenten kann ein Unternehmen die Planung selbst durchführen oder, was der Regelfall ist, einen Kompetenzpartner hinzugezogen werden.

Gemeinschaftlich mit dem Kompetenzpartner und fachkompetenten Wissensträgern aus dem eigenen Haus, die Wissen zu den bestehenden und zu modifizierenden Arbeitsabläufen einbringen können, sollte zumindest das Fixieren der Einführungsziele festgelegt werden.

Entscheidungskriterien für einen Kompetenz- bzw. Lösungsanbieter sind:

• Deckt der Lösungsanbieter den definierten Funktionsumfang ab?
• Besitzt der Lösungsanbieter über entsprechende Projekterfahrungen?
• Passt die Lösung in mein IT-Umfeld hinsichtlich vorhandener Hard- und Software sowie Bedienung?
• Stehen die Einführungskosten im gesunden Verhältnis zum geplanten Nutzen?
• Welche Folgekosten sind zu erwarten?

Wer sollte bei der Entscheidungsfindung mitwirken?

Bereits bei der Entscheidungsfindung sollten mitwirken:

• Wissensträger aus dem/den Fachbereichen und
• Zumindest ein betrieblicher Entscheidungsträger oder ein von ihm benannter Projektleiter

Ganz wichtig: Der Entscheidungsträger bzw. ein von ihm benannter Projektleiter müssen die dafür notwendige

• fachliche Kompetenz und
• Durchsetzungsvermögen

Ein Projektleiter muss zudem Anweisungsbefugnisse erhalten.

Das Zielkonzept, was sollte es auf jeden Fall beinhalten?

Folgende Festlegungen sollte das Zielkonzept beinhalten:

• Festlegen der Bereiche, in denen DMS Einzug finden soll
• Benennung von mindestens einem Ansprechpartner aus den betreffenden Bereichen
• Benennung der Teilnehmer für das Projektteam
• Festlegen der Prozesse, die auf elektronische Dokumentenverwaltung umgestellt werden sollen
• Terminierung der Eckdaten für Beginn und Produktiveinsatz
• Festlegungen zur Ausarbeitung der Ist- und Sollanalyse
• Festlegungen Infrage kommender Partner
• Budget ermitteln und reservieren

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