Informations- und DokumentenManager

DATAPOOL IDM ist ein Ergänzungsmodul zu DATAPOOL Archiv und bietet erweiterte Möglichkeit der visualisierten, hierarchisch strukturierten Darstellung archivierter Dokumente. DATAPOOL IDM ist zudem in der Lage Daten aus Fremdapplikationen anzuzeigen oder diese in Kombination mit Dokument-Indexierungswerten archivierter Dokumente darzustellen. Letzteres ermöglicht z.B. den Umsatzerlös von Aufträgen zur jeweiligen Rechnung auszuweisen, Umsatzerlösdaten, die der IDM, richtig zugeordnet zur Rechnung, aus dem Buchhaltungsprogramm abfragt und „hinzumischt“.

Ordnungskriterien der hierarchischen Darstellung sind Ordnerstrukturen in beliebiger Hierarchietiefe. Den Ordnern (umgangssprachlich Aktenordner) werden Dokumente des DATAPOOL Archiv bzw. Daten aus Fremdapplikationen statisch und/oder dynamisch zugeordnet. Beide Ordnungskriterien können je Ordner gemeinsam oder als mehre Einzelabfragen kombiniert in Anwendung kommen, z.B. in einem Unternehmensaktenplan, in einer Kunden- bzw. Mieterakte, in einer Projektmappe oder in einer Vorgangsmappe, welche z.B. Terminsachen dynamisch aufnimmt, wie Termine heute, Termine heute bis übermorgen etc.. Die Inhalte der Ordner können je Ordner auf Basis der vorliegenden Daten/Indexbegriffe gefiltert und/oder gruppiert werden. Es sind beliebig viele „Sichten“ auf die archivierten Dokumente bzw. auf Informationen aus anderen Datenquellen konfigurierbar.

Der DATAPOOL IDM unterstützt:

  • Dokumentenworkflow, wie Postverteilung, Eingangsrechnungsdurchlauf etc.
  • Versionierung mit Historienfunktion,
  • Check-Out/Check-In,
  • Verlinken von IDM-Ordner und Einzeldokumente auf andere IDM-Ordner,
  • Zu- und abschaltbarer Registerfilter.
  • Durch das Zu- oder Abschalten, z.B. eines Personenfilter einer Personalakte, entsteht entweder eine Unternehmensakte aller Mitarbeiter oder die personifizierten Personalakte eines Mitarbeiter,
  • Vergabe von User- und Gruppenrechte auf die in der Ordnerstruktur dargestellten Ordner sowie der Rechte zum Einsehen und Bearbeiten der Dokumente je
    • Mandant,
    • Register,
    • Ordner und
    • Dokument.